Universidade Federal do Espírito Santo
A Ufes está dentre as 16 instituições federais de ensino do país com os melhores indicadores alcançados na implantação e no desenvolvimento do sistema de processos administrativos eletrônicos. Uma das pioneiras no Brasil nesta iniciativa, o desempenho da Universidade está destacado em decisão do plenário do Tribunal de Contas da União (TCU), por meio de acórdão. A auditoria realizada pelo órgão em 104 universidades e institutos federais aponta que 39 instituições adotaram plenamente a migração dos processos físicos para o formato digital, sendo que 43 estão em fase de implantação e as demais ainda não iniciaram a transformação digital. Apenas a Ufes e outras 15 instituições cumpriram 11 dos 13 requisitos apresentados pelo TCU, o que foi considerado relevante e satisfatório.
A pró-reitora de Administração, Teresa Cristina Carneiro, ressalta que o protocolo eletrônico desenvolvido na Universidade integra as áreas administrativa e acadêmica. Segundo ela, inicialmente havia um módulo somente de protocolo que informava a tramitação dos processos em suas diferentes etapas, com instrução, despachos e recebimento de documentos. “Em seguida, fomos além, porque o sistema passou a permitir a anexação de todas as peças necessárias a cada passo da tramitação, bem como os respectivos despachos”, explica. A pró-reitora acrescenta que o sistema é totalmente transparente ao público, é aberto, com exceção apenas de peças que exigem algum tipo de sigilo.
“É um sistema muito fácil de usar, intuitivo, com grande aceitação na comunidade universitária, e que se se consolidou”, avalia Teresa Carneiro. Ela diz que uma das vantagens do sistema eletrônico é a ágil aproximação dos campi da Ufes do interior ao campus central, com acesso instantâneo, em que mais de uma pessoa pode consultar um processo ao mesmo tempo, com ganhos para além da eficiência financeira. De acordo com a pró-reitora, desde 2018, os processos que estavam em suporte físico, em papel, foram digitalizados, e que a pandemia resultou na aceleração da automação. “Atualmente, todos os processos estão tramitando pelo modo digital, e toda a estrutura organizacional da Ufes está no sistema”, acentua. “O modelo digital é uma prática exitosa de gestão na Ufes, considerando a funcionalidade da transparência ativa que é extremamente importante para a Universidade e para a sociedade”, enfatiza.
Demandas do futuro
A Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) coordena e operacionaliza o funcionamento do sistema na Ufes, cuja base de dados é desenvolvida a partir do Sistema de Informações para o Ensino (SIE). Instalado no início dos anos 2000, o SIE é um software de gestão integrada que proporciona o desenvolvimento e o acompanhamento de todas as atividades da Universidade.
O superintendente da STI, Renan Teixeira, explica a vantagem de se utilizar um sistema integrado como o Enterprise Resource Planning (ERP) – Planejamento de Recursos Empresariais. De acordo com Teixeira, o sistema permite a gestão de recursos humanos, da área acadêmica e dos processos seletivos de ingresso; a gestão orçamentária, contábil e financeira; o gerenciamento patrimonial; e a gestão de licitações, compras, frotas, espaço físico e outros. O sistema de protocolo atua como agente integrador de todos esses sistemas em uma única solução. O superintendente destaca ainda a qualidade operacional e técnica da equipe da STI: “Esta avaliação positiva de um órgão estratégico para a administração pública, como o TCU, é um reconhecimento ao trabalho desenvolvido pela STI, o que é possível com a parceria permanente de outros setores da Universidade”.
Segundo Teixeira, o inesperado surgimento da pandemia do novo coronavírus evidencia que as instituições de ensino, particularmente, devem estar bem posicionadas para atender às demandas do futuro. “Aquelas instituições, como a Ufes, que estavam em permanente processo de planejamento e modernização tecnológica, conseguiram enfrentar com mais eficiência os desafios impostos pela pandemia, por exemplo, com soluções para novos modelos de atuação, remota e eletrônica, a partir de suas ferramentas digitais instaladas ou programadas”, argumenta. A equipe da STI, de acordo com o superintendente, desenvolve boas práticas de gestão e com priorizações para atender à elevada demanda da Universidade e também dos usuários dos serviços que ela presta, além dos órgãos de controle.
Proteção de dados
O pró-reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, Rogério Faleiros, considera fundamental o processo eletrônico que, para ele, é um indispensável instrumento de gestão, transparência e governança. Ele, que assumiu a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan) em agosto do ano passado, destaca a qualidade do trabalho executado anteriormente para a consolidação desse modelo de gestão eletrônica. “Com efeito, as pró-reitorias de Administração e de Planejamento e a STI desenvolveram um trabalho consistente, seja na alocação de recursos e contratação de soluções, seja no trabalho desempenhado por suas equipes, com uma série de estudos e ações que hoje se mostram essenciais, notadamente no contexto de pandemia”, acentua.
Faleiros destaca que o processo eletrônico na Ufes, mesmo com eficiência comprovada, deve ser permanentemente aperfeiçoado. Ele menciona ajustes relacionados à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e também à capacidade de armazenamento, de investimentos contínuos em segurança e de atualização do sistema de protocolo. “Além do processo eletrônico, a Ufes também é uma das pioneiras no modelo integrado de relatório de gestão, em parceria com o TCU. São elementos importantes, e eles demonstram que estamos no caminho correto no sentido de garantir maior transparência de nossos atos administrativos para a sociedade”, argumenta o pró-reitor.
Acesso à informação
A exigência do procedimento eletrônico na administração pública federal começou em 2011, com a sanção da Lei de Acesso à Informação (LAI), que buscou garantir transparência aos cidadãos em relação às informações e aos processos oficiais. A legislação estabeleceu a transparência como regra na administração pública e o sigilo, como exceção. A tramitação física dos processos, porém, limitava o alcance da LAI, e então surgiu a necessidade da gestão eletrônica de documentos. Assim, em 2015, o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional se tornou obrigatório.
A implantação do novo sistema buscou ganhos de eficiência, economia, segurança, transparência, acesso e sustentabilidade ambiental. Segundo entendimento da auditoria realizada, o modelo digital de gestão favorece as ações dos órgãos de fiscalização e proporciona o controle social sobre o funcionamento do setor público. Assim, a sociedade pode, por exemplo, examinar e avaliar, de forma on-line e em qualquer tempo e lugar, diferentes processos em tramitação nas instituições. Das 104 instituições de ensino auditadas, 82 já aplicam, em algum grau, o meio eletrônico para a gestão de documentos e processos. O TCU considera que o sistema de processo eletrônico é um marco para o aprimoramento da governança das instituições.
Texto: Luiz Vital
Imagem: Freepik
Edição: Thereza Marinho
